Digitale Workflows 2025: Warum Prozesswissen wichtiger als Fachwissen wird

Digitale Workflows stehen vor einem revolutionären Wandel, während erstaunliche 22 Prozent der mittelständischen Betriebe sich noch als digitale Einsteiger betrachten . Diese Diskrepanz zeigt deutlich: Wir befinden uns an einem entscheidenden Wendepunkt. Unternehmen, die heute noch zögern, könnten morgen den Anschluss verlieren, denn die Arbeitswelt von 2025 wird fundamental anders funktionieren.
Tatsächlich planen bereits 44 Prozent der Mittelständler, in den nächsten ein bis zwei Jahren Automatisierung und Künstliche Intelligenz einzusetzen, um die Produktivität ihrer Mitarbeiter:innen zu steigern . Der Grund liegt auf der Hand: Automatisierte Prozesse wie der digitale Rechnungseingang führen zu 50 Prozent Zeitersparnis und deutlich weniger Fehlern . Jedoch geht diese Entwicklung weit über einfache Effizienzgewinne hinaus. Die Evolution von traditionellen digital Workflows hin zu KI-gesteuerten Systemen markiert einen bedeutenden Fortschritt in der Automatisierung und Effizienzsteigerung von Unternehmensprozessen .
Diese Veränderungen haben weitreichende Konsequenzen für die Kompetenzen, die Mitarbeitende künftig benötigen. Während bisher Fachwissen als Königsdisziplin galt, wird es zunehmend durch Prozesswissen ergänzt oder sogar ersetzt. KI-Agenten – hochentwickelte Systeme, die eigenständig komplexe Aufgaben bewältigen können – übernehmen immer mehr Aufgaben, die früher spezifisches Fachwissen erforderten. Deshalb müssen wir uns fragen: Wie verändert diese Entwicklung unsere Arbeitsrollen? Und was bedeutet dies für die Kompetenzen, die Unternehmen und Mitarbeitende entwickeln sollten?
Warum Prozesswissen 2025 an Bedeutung gewinnt
In der sich rasant entwickelnden Arbeitswelt zeichnet sich ein klarer Paradigmenwechsel ab: Prozesswissen gewinnt zunehmend an Bedeutung, während klassisches Fachwissen allein nicht mehr ausreicht. Die Gründe hierfür sind vielfältig und tiefgreifend.
Fachwissen vs. Prozesswissen – was ist der Unterschied?
Unter Fachwissen versteht man jenes Wissen, das durch Sprache, Schrift, Zeichnungen und Bilder eindeutig kodifiziert und dokumentiert werden kann [1]. Es umfasst hauptsächlich Fakten- und Regelwissen, das in Berichten, Handbüchern oder Arbeitsanweisungen festgehalten wird.
Prozesswissen hingegen beschreibt das „Wissen um“ kognitives und physikalisches Handeln – das sogenannte „Know-how“ [2]. Es geht dabei um das Verständnis, wie Abläufe funktionieren, wie sie zusammenhängen und wie sie optimiert werden können. Bemerkenswerterweise wird angesehen als deklaratives Wissen zu Produkten Prozesswissen generell als wichtiger[2].
Warum klassische Expertise nicht mehr ausreicht
In der von rascher Veränderung geprägten VUKA-Welt veraltet Fachwissen deutlich schneller als früher [1]. Alte Erfolgsrezepte taugen häufig nicht mehr und müssen aufgrund veränderter Rahmenbedingungen regelmäßig auf den Prüfstand gestellt werden. Darüber hinaus gilt bei der Digitalisierung mehr denn je: Die Schnellen besiegen die Langsamen [3].
Mit der fortschreitenden Demokratisierung leistungsfähiger Tools können mittlerweile Mitarbeiter auf allen Ebenen aktiv an Prozessverbesserungsinitiativen teilnehmen, ohne fortgeschrittene technische Fähigkeiten zu benötigen [4]. Dies führt zu einer fundamentalen Verschiebung vom reinen Fachwissen hin zum übergreifenden Prozessverständnis.
Der Einfluss digitaler Workflows auf Arbeitsrollen
Digitale Workflows verändern Arbeitsprozesse, Strukturen und Organisationsformen grundlegend [5]. Sie schaffen nicht nur zeitliche Effizienz, sondern ermöglichen auch einen vollständigen Überblick über Projekte und einzelne Arbeitsschritte [6]. Folglich entstehen neue Anforderungen:
- Bereichsübergreifendes Prozesswissen wird zur Schlüsselkompetenz
- Interdisziplinäres Arbeiten ersetzt Silowissen
- Digitale und IT-Kompetenzen gewinnen an Bedeutung [5]
Besonders auffällig: Die Talentwelt wandelt sich. Eigenverantwortliches Handeln und teamorientiertes Arbeiten mit großen Freiräumen stehen im Mittelpunkt der Arbeitswelt 2025 [7]. Teams können zunehmend „mehr Hüte tragen“ und funktionsübergreifend zusammenarbeiten [4], was wiederum ein tiefes Verständnis der Geschäftsprozesse voraussetzt.
Angesichts dieser Entwicklung müssen Unternehmen ihr tradiertes Wissensmanagement überdenken und an die Anforderungen des digitalen Zeitalters anpassen [1]. Der Fokus verschiebt sich dabei konsequent vom Spezialwissen einzelner Experten hin zum vernetzten Prozessverständnis aller Beteiligten.
Wie digitale Workflows Fachwissen entkoppeln
Die zunehmende Automatisierung führt zu einem bemerkenswerten Phänomen: Fachwissen, das früher in den Köpfen von Experten existierte, wird systematisch in digitale Workflows integriert und damit von den einzelnen Fachkräften entkoppelt. Diese fundamentale Veränderung transformiert die Grundlagen unserer Arbeitswelt.
Standardisierung durch Automatisierung
Digitale Workflows tragen entscheidend dazu bei, ehemals komplexe Prozesse zu standardisieren. Durch die Einhaltung vordefinierter Regeln und Methoden bieten sie eine unübertroffene Genauigkeit [8]. Selbst Aufgaben, die komplexes Denken erfordern, profitieren heute von den Fortschritten in der KI-gestützten intelligenten Automatisierung.
Tatsächlich verbringen Mitarbeiter durchschnittlich mit manuellen, wiederkehrenden Aufgaben, die problemlos automatisiert werden könnten bis zu 40% ihrer Arbeitszeit[9]. Durch Workflow-Automatisierung lässt sich die Produktivität um beeindruckende 20-50% steigern [9].
Wissen wird in Systeme ausgelagert
Ein zentraler Aspekt moderner digitaler Workflows ist die systematische Auslagerung von Fachwissen in Systeme. Statt auf individuelle Expertise zu setzen, werden Entscheidungslogiken in Software implementiert. Dies führt zu einer Demokratisierung von Wissen, da jetzt auch weniger spezialisierte Mitarbeiter komplexe Prozesse steuern können.
Die Workflow-Automatisierung stellt durch präzise definierte Abläufe sicher, dass die richtigen Personen zur richtigen Zeit an den richtigen Aufgaben arbeiten [10]. Dadurch werden Verantwortlichkeiten auf allen Ebenen geklärt und Ausreden sowie Schuldzuweisungen gehören der Vergangenheit an [8].
Beispiel: Automatisierte Rechnungsprüfung
Ein anschauliches Beispiel für die Entkopplung von Fachwissen ist die automatisierte Rechnungsprüfung. Bei der höchsten Automatisierungsstufe gleicht das System automatisch alle Rechnungspositionen mit den entsprechenden Bestellungen und Lieferscheinen in der Warenwirtschaft ab [11]. Bemerkenswert ist, dass dadurch vollautomatisch geprüft und freigegeben werden können – ganz ohne manuelle Eingriffe bis zu 50% der Warenrechnungen[11].
Die Automatisierung verkürzt einen Prozess, der manuell bis zu drei Tage beansprucht, auf wenige Minuten [12]. Gleichzeitig reduziert sie potenzielle Fehlerquellen durch feste Workflows und KI-basierte Prozesse auf ein Minimum [12].
Rolle von KI bei der Entscheidungsfindung
Künstliche Intelligenz revolutioniert die Entscheidungsfindung in digitalen Workflows. KI-Algorithmen können riesige Datenmengen analysieren und wertvolle Einblicke gewinnen, die sonst unentdeckt blieben [13]. Maschinelle Lernmodelle identifizieren Trends und Muster, was zu fundierteren Entscheidungen führt.
Im Bereich der prädiktiven Analyse erkennt KI komplexe Zusammenhänge zwischen verschiedenen Faktoren in großen Datensätzen [14]. Darüber hinaus ermöglicht maschinelles Lernen die Optimierung komplexer Entscheidungsprozesse, was zu effizienterer Ressourcennutzung und besserer Aufgabenpriorisierung führt [14].
Wichtig zu verstehen ist: KI übernimmt vorwiegend Fleißarbeiten und liefert Entscheidungsvorlagen. Die finale Entscheidung – insbesondere bei kritischen Themen – bleibt beim Menschen [15].
Neue Anforderungen an Mitarbeitende
Mit fortschreitender Digitalisierung wandeln sich die beruflichen Anforderungsprofile grundlegend. Diese Transformation stellt bestehende Kompetenzen auf den Prüfstand und erfordert neue Fähigkeiten für die Arbeitswelt von morgen.
Prozessverständnis als Schlüsselkompetenz
In zunehmend automatisierten Arbeitsumgebungen wird Prozesskompetenz unverzichtbar. Mitarbeitende müssen Prozesszusammenhänge mit allen vor- und nachgelagerten Bereichen verstehen, um Abläufe selbstständig steuern und gestalten zu können [1]. Dies erfordert ein hohes Abstraktionsniveau und die Fähigkeit zur selbstgesteuerten Informationsbeschaffung. Tatsächlich benötigen Fachkräfte primär Problemlöse- und Prozesskompetenz, um abstrakte, weitgehend automatisierte Abläufe zu regulieren und zu überwachen [1].
Interdisziplinäres Denken statt Silowissen
Das berüchtigte Silodenken – wenn Teams nur in ihren eigenen Grenzen agieren – führt nachweislich zu Ineffizienzen und doppelter Arbeit [16]. Bemerkenswert: Während 84% der Befragten sich in ihrer eigenen Organisationseinheit auf Kollegen verlassen können, sinkt dieser Wert auf nur 9% bei der Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen [2]. Für moderne digitale Workflows ist jedoch funktionsübergreifende Zusammenarbeit unverzichtbar. Teams müssen interdisziplinär denken und handeln, wodurch ein gemeinsames Prozessverständnis entsteht.
Zusammenarbeit mit KI-Systemen
Die Kooperation zwischen Menschen und KI wird zur neuen Normalität. Tatsächlich schafft KI voraussichtlich 97 Millionen neue Arbeitsplätze [17]. Erfolgreiche Zusammenarbeit bedeutet: Menschen fokussieren sich auf Kreativität, emotionale Intelligenz und ethisches Denken, während KI bei Datenverarbeitung, Mustererkennung und repetitiven Aufgaben brilliert [17]. Diese Symbiose ermöglicht eine beeindruckende Produktivitätssteigerung – in manchen Fällen der Mitarbeiter verdoppelt sich die Effizienz[18].
Veränderte Rollenbilder im Unternehmen
Die digitale Transformation bewirkt einen Wandel vom Funktions- zum Rollenverständnis und vom Leader- zum „Netship“ [19]. Konventionelle Stellenbeschreibungen weichen dynamischen Rollenbildern, die Arbeit aus ihrer Isolation herausholen [20]. Führungskräfte müssen zunehmend partnerschaftlich und werteorientiert agieren, wobei hierarchische Strukturen zu modularen und netzwerkorientierten Organisationen abflachen [21].
Beispiel: Vom Sachbearbeiter zum Workflow-Manager
Der Wandel zeigt sich exemplarisch im Übergang vom Sachbearbeiter zum Workflow-Manager. Durch Low-Code/No-Code-Entwicklungsplattformen können Fachanwender:innen ohne Programmierkenntnisse Workflow-Anwendungen erstellen, die auf spezielle Bedürfnisse zugeschnitten sind [22]. Diese „Citizen Developer“ nutzen visuelle Tools und vorkonfigurierte, per Drag-and-Drop einsetzbare Inhalte, um Workflows auf Basis ihres Fachwissens zu gestalten [22]. Damit übernehmen sie aktiv die Gestaltung und Optimierung digitaler Prozesse.
Was Unternehmen jetzt tun sollten
Unternehmen stehen heute vor der Herausforderung, den Übergang zu prozessorientierten Arbeitsweisen aktiv zu gestalten. Während der Wandel unaufhaltsam voranschreitet, müssen konkrete Maßnahmen ergriffen werden, um wettbewerbsfähig zu bleiben.
Prozesswissen gezielt fördern
Um Prozessdenken im Unternehmen zu verankern, sind interdisziplinäre Workshops ein wirksamer erster Schritt. Dabei sollten Personen aus verschiedenen Abteilungen zusammenkommen, um gemeinsam Prozesse zu modellieren und Schnittstellenkonflikte zu reduzieren. Die Visualisierung mittels grafischer Darstellungen wie BPMN (Business Process Model and Notation) ermöglicht allen Beteiligten, auf den ersten Blick zu verstehen, wo Verantwortlichkeiten liegen und wie Aktivitäten miteinander verbunden sind.
Digitale Workflows transparent gestalten
Zunächst müssen Unternehmen ihre bestehenden Abläufe gründlich analysieren und dokumentieren. Durch Prozessmapping entsteht ein visuelles Bild jedes Prozesses, wodurch Engpässe und Ineffizienzen sichtbar werden. Tatsächlich ist bei der Prozessaufnahme leicht zu erkennen, wie viele Abläufe noch manuell oder papierbasiert sind und automatisiert werden könnten.
Schulungen und Change-Management
Die Digitalisierung erfordert aktives Change-Management. Mitarbeitende müssen von Anfang an einbezogen, umfassend geschult und begleitet werden, damit Veränderungen nachhaltig akzeptiert werden. Es wird teuer und anstrengend, dem KI-Zug hinterher zu laufen. Handeln Sie jetzt. Wer sein Team frühzeitig auf die neuen Anforderungen vorbereitet, spart später erhebliche Ressourcen.
Technologische Voraussetzungen schaffen
Eine unternehmensweite Prozessmanagement-Plattform bildet die Grundlage für die Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg. Solche Systeme fördern das Denken in Prozessen täglich aufs Neue und vereinfachen die Kooperation auch über Standortgrenzen hinweg. Cloudbasierte Software, KI-basierte Analysetools und Automatisierungslösungen steigern nachweislich die betriebliche Effizienz und Innovation.
Fazit
Die digitale Transformation unserer Arbeitswelt schreitet unaufhaltsam voran. Tatsächlich befinden wir uns an einem entscheidenden Wendepunkt, an dem Prozesswissen das traditionelle Fachwissen zunehmend ergänzt oder sogar ersetzt. Unternehmen, die diesen fundamentalen Wandel nicht erkennen, werden zweifellos den Anschluss verlieren.
Besonders bemerkenswert ist dabei die systematische Entkopplung des Fachwissens durch digitale Workflows. Während früher Expertenwissen in den Köpfen einzelner Mitarbeiter verankert war, wird es nun in Systeme integriert und demokratisiert. Dadurch können auch weniger spezialisierte Mitarbeiter komplexe Prozesse steuern und optimieren.
Die Arbeitswelt von morgen erfordert folglich ein Umdenken. Statt isolierter Fachkompetenzen werden Prozesskompetenz, interdisziplinäres Denken und die Fähigkeit zur Zusammenarbeit mit KI-Systemen entscheidend. Diese Entwicklung spiegelt sich bereits in der Transformation vom klassischen Sachbearbeiter zum Workflow-Manager wider.
Für Unternehmen gilt daher: Wer jetzt handelt, sichert sich einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil. Fördern Sie aktiv das Prozessdenken durch interdisziplinäre Workshops. Gestalten Sie digitale Workflows transparent und investieren Sie in umfassende Schulungen sowie Change-Management-Maßnahmen. Darüber hinaus müssen die technologischen Voraussetzungen geschaffen werden, um abteilungsübergreifende Zusammenarbeit zu ermöglichen.
Letztendlich geht es nicht darum, ob dieser Wandel stattfindet, sondern wie wir ihn gestalten. Die Zukunft gehört jenen Unternehmen, die Prozesswissen als strategische Ressource begreifen und entsprechend handeln. Wer allerdings zögert, wird unweigerlich dem KI-Zug hinterherlaufen – ein teures und anstrengendes Unterfangen, das sich durch vorausschauendes Handeln vermeiden lässt.
Key Takeaways
Die Arbeitswelt 2025 erfordert einen fundamentalen Wandel von Fachwissen zu Prozesswissen, da digitale Workflows und KI traditionelle Expertise zunehmend automatisieren.
- Prozesswissen wird zur Schlüsselkompetenz: Mitarbeiter müssen Abläufe verstehen und steuern können, statt nur Fachwissen zu besitzen
- KI entkoppelt Expertise von Personen: Fachwissen wird in Systeme integriert, wodurch weniger spezialisierte Mitarbeiter komplexe Prozesse managen können
- Interdisziplinäres Denken ersetzt Silodenken: Erfolgreiche Teams arbeiten funktionsübergreifend und verstehen Geschäftsprozesse ganzheitlich
- Unternehmen müssen jetzt handeln: Wer Prozessdenken nicht fördert und digitale Workflows transparent gestaltet, verliert den Anschluss
- Neue Rollenbilder entstehen: Vom Sachbearbeiter zum Workflow-Manager – Mitarbeiter werden zu aktiven Prozessgestaltern
Diese Transformation ist unaufhaltsam. Unternehmen, die heute in Prozesswissen investieren und ihre Teams entsprechend schulen, sichern sich entscheidende Wettbewerbsvorteile für die digitale Zukunft.
Referenzen
[1] – https://bibb-dspace.bibb.de/rest/bitstreams/1d95b941-d91c-4f18-8003-977215d93631/retrieve
[2] – https://www.beontarget.de/blog/zielmanagement-silodenken/
[4] – https://www.igrafx.com/de/blog/3-grosse-trends-der-digitalen-transformation-fuer-2025/
[5] – https://plattformindustrie40.at/themenschwerpunkte/arbeit-5-0/
[6] – https://www.adobe.com/de/acrobat/resources/what-is-a-digital-workflow.html
[8] – https://www.servicenow.com/de/now-platform/what-is-workflow-automation.html
[9] – https://welikesocialmedia.de/workflow-automatisierung/
[10] – https://www.astera.com/de/type/blog/workflow-automation/
[11] – https://doxx-on.de/rechnungspruefung-automatisieren-so-gehts-mit-digitalem-workflow/
[12] – https://www.fido-buerosysteme.de/referenz-digitaler-rechnungsworkflow
[14] – https://wemakefuture.com/automatisierung/digitale-workflows
[15] – https://www.d-velop.de/blog/prozesse-gestalten/ki-prozessautomatisierung/
[17] – https://www.salesforce.com/de/agentforce/human-ai-collaboration/
[19] – https://www.hrtoday.ch/de/article/das-silodenken-ueberwinden
[21] – https://netlibrary.aau.at/obvuklhs/download/pdf/7801542
[22] –https://www.sap.com/germany/products/technology-platform/workflow-management.html